邮件礼仪及注意事项

员工之间常常因为沟通习惯不一致的问题产生不少的沟通障碍，所以特别比较了一下公司主流的沟通习惯，罗列了些 tips，方便大家基于一致的信息、理解和习惯来沟通，减少沟通障碍。

沟通工具的选用

• 重要的事情、需要留底的事情用 email，不使用即时聊天工具；
• 复杂的事情，可以先电话沟通，明晰之后再发送邮件；
• 邮件发送之后，可以即时聊天工具留言确认邮件已收到；
• 比较紧急的事情，除了发送邮件还需要电话提醒、确认一下；

关于主题

• 标题要简短，不宜冗长，不要让 outlook 用…才能显示完你的标题；
• 标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”；
• 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理；
• 可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼；
• 回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串；

关于正文

• Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确：如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。
• 合理提示重要信息：不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。

关于附件

• 附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理(不要使用“新建文档”之类的命名)；
• 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时；
• 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；
• 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用；

关于回复

及时回复Email：

• 收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。
• 对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。
• 如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。
• 如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。

要区分To和CC

• To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。
• 而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。

常用英文缩写

• FYI, For your information, 给你的信息，一般给对方转发邮件时
• ASAP, As Soon As Possible，尽快
• Best Regards（BR）真挚问候，邮件结尾
• Sincerely / Sincerely Yours / Yours Sincerely 鄙人敬上
• Cordially 热忱问候

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